دانلود نمونه فایل اکسل مشتریان، هوشمندانهترین میانبر برای کسانی است که میخواهند بدون درگیرشدن با پیچیدگیهای طراحی و فرمولنویسی، به اطلاعات تماس و فروش خود نظم دهند.
مدیریت مشتریان نیاز به ساختاری دارد که هم «پیدا کردن شماره» را سریع کند و هم در آینده به شما آمار بدهد.در این مقاله بر اساس تجربهام در پروژههای مختلف فروش، ۲ نمونه فایل اکسل آماده، برایتان طراحی کردهام؛ چون نیاز یک مغازهدار با نیاز یک مدیر فروش شرکت زمین تا آسمان فرق دارد و نخواستم یک فایل شلوغ و بهدردنخور تحویلتان بدهم.
البته خودمانیم، دانلود نمونه فرم ورود اطلاعات در اکسل بهتنهایی معجزه نمیکند! هدف من این است که بعد از خواندن این مقاله از باشگاه مشتریان دایرکت، یک دیتابیس تمیز داشته باشید، نه صرفاً چند شیت پر از عدد! در نهایت هم صادقانه بررسی میکنم که این فایل تا کجا کارتان را راه میاندازد و کی باید به فکر ابزارهای حرفهایتر باشید.
به فکر راهاندازی باشگاه مشتریان هستید؟
دایرکت؛ راهکاری حرفهای برای مدیریت مشتریان شما است. با خرید دستگاه دایرکت و جمعآوری شماره مشتریان؛ ارتباطی دائمی و خودکار با مشتریان خود ایجاد کنید و هر تعامل را به فرصتی برای فروش تبدیل کنید.
دانلود رایگان نمونه فایل اکسل مشتریان
من دو نمونه فایل اکسل استاندارد را طراحی و آماده کردهام. دقت کنید که این دو فایل ماهیت کاملاً متفاوتی دارند. لطفاً توضیحات را بخوانید و نسخهای را دانلود کنید که دقیقاً سایز تن کسبوکارتان باشد.
۱. نمونه فایل اکسل بانک اطلاعات مشتریان (نسخه ساده)
- مناسب برای: مغازهدارها، آنلاینشاپهای اینستاگرامی، خردهفروشیها، پتشاپها و… .
| اگر فروش لحظهای دارید؛ یعنی مشتری میآید، خرید میکند و میرود، نیازی به اکسل پیچیدهای ندارید! شما به فایلی نیاز دارید که حکم یک «دفترچه تلفن هوشمند» را برایتان داشته باشد. هدفش هم مشخص است: نظمدادن به فهرست تماسها و ارسال راحت مرسولات. |
پس اگر میخواهید اطلاعات تماس مشتریان را یکجا داشته باشید تا گم نشوند، این فایل بهترین گزینه است!
لینک تمپلیت نمونه فایل اکسل اطلاعات مشتریان را هم برایتان اینجا گذاشتم👇
📥 دانلود نمونه فایل اکسل اطلاعات مشتریان (ساده)
۲. نمونه اکسل پیگیری و مدیریت فروش (نسخه CRM)
- مناسب برای: شرکتهای خدماتی، مشاوران املاک، فروشندگان مبلمان/خودرو، فروشهای سازمانی (B2B، ویزیتورها و… .
| اگر پروسه فروش شما زمانبر است (یعنی مشتری امروز قیمت میگیرد و ممکن است هفته بعد خرید کند)، فایل ساده کارتان را راه نمیاندازد. شما نیاز به ابزاری دارید که به شما بگوید «امروز باید به چه کسی زنگ بزنم؟». این فایل حکم یک «موتور فروش» را دارد و علاوه بر ذخیره اطلاعات تماس، میتواند به شما بگوید که «اقدام بعدی» چیست. |
هدف این فایل مدیریت سرنخها (Leads) و جلوگیری از فراموشی تماسهاست.
📥 دانلود نمونه فایل اکسل پیگیری فروش مشتریان (پیشرفته)
همین اول کار لینک دانلود را گذاشتم که الکی در مقاله دنبالش نگردید. اگر میخواهید اصولی و درست از این فایلها استفاده کنید، توصیه میکنم که حتماً نکات بعدی این مقاله را بخوانید!
در یک اکسل مشتریان چه چیزی باید بنویسیم؟
تجربه من میگوید فارغ از اینکه از اکسل استفاده میکنید یا دفتر کاغذی، اطلاعات مشتریان باید دستهبندی شوند. برای فهم سادهتر، من به این صورت دستهبندیشان میکنم:
| اول از همه باید بدانیم طرف کیست؛ یعنی همان اسم و مشخصاتی که هویت مشتری را روشن میکنند. | |
| بعد نوبت اطلاعات تماس است؛ چیزهایی مثل شماره موبایل، آدرس یا حتی آیدی اینستاگرام، تا هر وقت لازم شد بتوانیم با او ارتباط بگیریم. | |
| دسته سوم هم مربوط به رفتار مشتری است؛ اینکه آخرین بار کی خرید کرده، چقدر وفادار است یا اصلاً در چه مرحلهای از خرید قرار دارد. |
به تمپلیت اکسل مشتریان یک عنصر اضافه کردم که امیدوارم به کارتان بیاید! از آنجا که ممکن است ۱۰ مشتری به نام «خانم رضایی» داشته باشید. من در فایل نسخه ساده، ستون کد اشتراک را گذاشتم تا هویت هر مشتری مشخص باشد.
از طرفی دیگر، از آنجایی که مغازهدار باید بداند که ارزش مشتری چقدر است؛ ستون دستهبندی به اکسل مدیریت مشتریان (همان نمونه اول) اضافه شده تا بتوانید انواع مشتری را شناسایی کرده و آنها را به گروههایی مثل «مشتری طلایی»، «همکار» یا «مشتری جدید» تقسیم کنید. این یعنی پوششدادن همان «لایه رفتاری» که در بالا گفتم؛ اما به زبانی سادهتر.
در فروشهای شرکتی و زمانبر، کد اشتراک اولویت نیست؛ اولویت «زمان» است. در فایل نسخه پیشرفته، بهجای کد اشتراک، تمرکز روی ستونهای «وضعیت» (در حال مذاکره/فروش موفق) و «اقدام بعدی» است . این ستونها به شما نمیگویند مشتری کیست؛ بلکه میگویند کار بعدی چیست.
نکات مهم و طلایی برای ثبت اطلاعات مشتریان در اکسل
اگر نتوانید اطلاعات را درست وارد کنید، بهترین اکسل دنیا هم به دردتان نمیخورد! خیلیها را دیدهام که بعد از یک سال، یک فایل چند هزار ردیفی دارند؛ اما عملاً هیچ گزارشی نمیتوانند از آن بگیرند. توصیه میکنم، اگر نمیخواهید بعد از یک ماه فایلتان غیرقابل استفاده شود، این ۳ قانون را رعایت کنید:
فرمت نوشتن موارد باید یکسان باشد!
بزرگترین دشمن دیتابیس شما، بینظمی در فرمت شمارههاست. اکسل یک ماشین است و فرق بین «۹۱۲…» و «۰۹۱۲…» را نمیفهمد. اگر فرمت ثابت نباشد، موقع جستجو مشتری را پیدا نمیکنید و اگر بخواهید لیست را به پنل پیامک بدهید، نیمی از شمارهها خراب میشوند.
توصیه میکنیم که یک قانون ثابت برای خودتان بگذارید (پیشنهاد من فرمت کامل با صفر است: ۰۹۱۲) و تحت هیچ شرایطی، حتی وقتی عجله دارید، آن را تغییر ندهید.
تاریخها را تایپ نکنید!
نوشتن تاریخ به صورت «اول دیماه» برای ما معنی دارد؛ اما برای اکسل یک متن بیمعنی است. حتماً تاریخها را استاندارد وارد کنید (مثلاً: ۱۴۰۴/۱۰/۰۱). اگر تاریخ استاندارد نباشد، فیلترهای اکسل کار نمیکنند و شما نمیتوانید فهرست «تماسهای امروز» یا «مشتریان ماه قبل» را استخراج کنید. دقت کنید که استفاده از «اسلش» (/) و «صفر» قبل از اعداد تکرقمی (۰۱ بهجای ۱) واجب است.
در دام «رنگآمیزی» نیفتید!
«مشتریان بدهکار را قرمز میکنم تا یادم بماند!»
این بزرگترین اشتباهی است که میتوانید بکنید! اکسل رنگها را نمیفهمد. شما بعداً نمیتوانید بهراحتی گزارش بگیرید که «جمع کل بدهی قرمزها چقدر است؟».
راهکار درست این است که در فایل ساده، از ستون «دستهبندی» استفاده کنید (مثلاً انتخاب گزینه بدحساب) و در فایل پیشرفته از ستون «وضعیت». رنگها فقط برای قشنگی هستند، نه برای ذخیره اطلاعات بیزینس شما.
آموزش عملی با ۲ سناریوی واقعی؛ چطور اکسلها را پر کنیم؟
برای اینکه دقیقا بدانید چطور باید این فایلها را به کار بگیرید، بیایید آنها را در دو موقعیت واقعی امتحان کنیم:
سناریوی ۱: استفاده از فایل بانک اطلاعات – نسخه ساده
موقعیت زیر را فرض کنید:
شما یک بوتیک پوشاک زنانه دارید. بوتیک شلوغ است و «خانم رضایی» یک مانتو اسپرت خریده و پای صندوق منتظر است. وقت ندارید اسم و فامیل کامل یا تاریخ تولد او را بپرسید؛ چون مشتری کلافه میشود! به همین خاطر فقط شمارهاش را میگیرید. وقتی سرتان خلوت شد این موارد را تکمیل کنید:
| کد و نوع مشتری: یک کد به او بدهید (مثلاً C-105) و از لیست، گزینه «مشتری جدید» را انتخاب کنید. | |
| شماره موبایل: همان شمارهای که پای صندوق گرفتید را وارد کنید. | |
| توضیحات: اینجا علاقه مشتری را بنویسید: «علاقهمند به مانتو اسپرت». |
نتیجه: دو ماه بعد که کالکشن جدید مانتوهای اسپرت رسید، لازم نیست به همه پیامک بزنید. در اکسل کلمه «اسپرت» را سرچ میکنید و فقط به خانم رضایی و همسلیقههایش پیام میدهید.
سناریوی ۲: استفاده از اکسل پیگیری مشتریان و فروش
موقعیت زیر را فرض کنید:
فرض کنید شما فروشنده کابینت آشپزخانه هستید و با «آقای کمالی» صحبت کردید. او به شما گفته: «باید با همسرم مشورت کنم، هفته آینده تماس بگیرید». اینجا اگر اطلاعات را ننویسید، احتمال دارد هفته بعد فراموش کنید و آقای کمالی هم با رقیب شما قرارداد ببندد!
نحوه پر کردن اکسل پیگیری مشتریان و فروش هم به شکل زیر است:
| وضعیت: چون هنوز پولی رد و بدل نشده، گزینه «در حال مذاکره» را انتخاب کنید. | |
| اقدام بعدی: گزینه «تماس تلفنی» را انتخاب کنید. | |
| تاریخ پیگیری: تاریخ را دقیقاً روی ۷ روز بعد تنظیم کنید. | |
| نتیجه آخرین تماس: در توضیحات بنویسید: «روی قیمت حساس بود، منتظر نظر همسر». |
نتیجه: هفته بعد که سیستم را باز کنید، اکسل به شما آلارم نمیدهد (چون هوشمند نیست!) اما با یک فیلتر ساده روی تاریخِ امروز، اسم آقای کمالی را میبینید. وقتی زنگ بزنید و بگویید «آقای کمالی با همسرتان مشورت کردید؟» مشتری از این پیگیری دقیق تعجب میکند و اعتمادش جلب میشود.
محدودیتهای اکسل مشتریان
استفاده از اکسل برای شروع عالی است؛ اما هرچه کسبوکارتان بزرگتر شود، این ۳ ضعف ذاتی اکسل بیشتر خودشان را نشان میدهند:
۱. امنیت پایین و خطر حذف اطلاعات
فایل اکسل معمولاً روی سیستم مغازه یا لپتاپ شخصی شماست. اگر مسافرت باشید یا هارد سیستم بسوزد، عملاً به هیچکدام از مشتریانتان دسترسی ندارید. حالا اگر از گوگل شیت هم استفاده کنید باز هم مشکل پابرجاست!
در اکسل و شیت، ممکن است با یک اشتباه ساده تمام اطلاعات حذف شود و بازگرداندن آن (مخصوصاً اگر فایل را ذخیره کرده باشید) کار حضرت فیل است!
۲. دردسر ورود دستی اطلاعات
وقتی مشتری جلوی پیشخوان ایستاده است، جذاب نیست که شما سرتان پایین باشد و مشغول تایپکردن شماره در لپتاپ باشید. این کار هم وقتگیر است و هم خطای انسانی دارد. کافی است یک رقم را اشتباه بزنید تا آن مشتری را برای همیشه از دست بدهید.
به دلیل این ضعف، در فایلهای دانلودی بالا ستونی برای «مجموع خرید مشتری» در نظر گرفته نشده است. برای داشتن این آمار، شما باید بعد از هر تراکنش، فایل را باز کنید و مبلغ جدید را دستی به قبلی اضافه کنید. شاید برای ۵ مشتری در روز آسان باشد؛ اما وقتی روزانه ۵۰ تراکنش دارید، عملاً باید یک نفر را استخدام کنید که فقط بنشیند و عدد تایپ کند!
۳. مشکلات کار تیمی
در اکسل نمیشود همزمان دو نفر (مثلاً شما و منشیتان) روی یک فایل کار کنید. همینجاست که سر و کله فایلهای تکراری و کلافهکننده مثل «فایل علی»، «فایل مریم» و «فایل نهایی ۲» پیدا میشود که در نهایت هیچکس نمیداند کدام نسخه، کاملترین و درستترین اطلاعات را دارد.
البته اگر با گوگل شیت کار کنید این مشکل تا حدودی برطرف میشود؛ ولی باز هم مشکلات اعصاب خورد کن مخصوص به خودش را دارد! یک نمونهاش تداخل فیلتر است! مثلاً روی مشتریان «تهران» کار میکنید؛ ناگهان همکارتان لیست را روی «اصفهان» فیلتر میکند. همان لحظه صفحه شما هم تغییر میکند و کارتان نصفهکاره میماند! (مگر اینکه از ویژگی پیچیدهتر Filter Views استفاده کنید که اکثر افراد بلد نیستند).
راهکار جایگزین: دایرکت
اگر کسبوکارتان به مرحلهای رسیده است که به فکر راه اندازی باشگاه مشتریان هستید و دیگر اکسل جوابگو نیست، پیشنهاد من استفاده از پلتفرم یکپارچه دایرکت است.
دایرکت ترکیبی از دستگاه ثبت شماره (سختافزار) و پنل مدیریت مشتریان (نرمافزار) است که دقیقا حفرههای اکسل را پر میکند. یعنی:
- بهجای اینکه شما شماره را بپرسید و تایپ کنید، مشتری خودش شماره را در دستگاه دایرکت وارد میکند.
- دایرکت به شما امکان دستهبندی هوشمند مشتریانتان را میدهد. اینگونه میتوانید مشتریان را در گروههای مختلف (مثلاً مشتریان وفادار، مشتریان جدید و…) دستهبندی کنید و پیامکهای تخفیفی را فقط برای گروه هدف خاصی بفرستید، نه برای همه!
دایرکت ابزارهایی دارد که مشتری را دوباره به مغازه میکشاند:
| تبریک تولد خودکار: ارسال پیامک تبریک + کد تخفیف در روز تولد. | |
| یادآوری بازگشت: ارسال پیام هوشمند به مشتریانی که مثلاً ۳ ماه است خرید نکردهاند. | |
| رادار: ارسال پیامک برای افراد حاضر در یک موقعیت مکانی که توسط کسب و کار مشخص میشود. | |
| امکان ارسال آنی کارت ویزیت دیجیتال (شامل لوکیشن و اینستاگرام) در همان لحظه برای مشتری |
ویژگی اصلی و مهم دایرکت این است که در دستگاه دایرکت تمام اطلاعات، در فضای ابری امن ذخیره میشود. شما میتوانید از خانه، مسافرت یا هر جای دیگر با گوشی موبایل به لیست مشتریان و گزارشهای دقیق فروشتان دسترسی داشته باشید.
مقایسه سریع اکسل و دایرکت!
ویژگی | فایل اکسل | دستگاه دایرکت |
نحوه ورود شماره | دستی (توسط فروشنده) | توسط مشتری (با دستگاه) |
احتمال خطا | بالا (تایپ اشتباه/فراموشی) | صفر (ثبت سیستمی) |
ارسال پیامک | ندارد (باید دستی منتقل کنید) | آنی و اتوماتیک |
یادآوری (تولد/پیگیری) | ندارد (باید هر روز فیلتر کنید) | کاملاً هوشمند و خودکار |
هزینه | رایگان (ولی وقتگیر) | مقرونبهصرفه (با بازدهی بالا) |
کلام آخر
فراموش نکنید که هدف نهایی از دانلود نمونه فایل اکسل مشتریان، «از دستندادن فرصتهای فروش» است. اکسل برای شروع مسیر، بهترین و کمهزینهترین انتخاب شماست و به کسبوکارتان ساختار میدهد.
فقط یادتان باشد که بدانید کی باید از ابزار رایگان دل بکنید. «رایگان بودن» اکسل وسوسهکننده است؛ اما گاهی هزینه پنهانی که بابت «زمان تلفشده برای ورود دستی اطلاعات» یا «فراموشی پیگیریها» میپردازید، بسیار بیشتر از هزینه خرید یک نرمافزار حرفهای است.
پیشنهاد نهایی من این است: همین امروز با فایلهای دانلودی شروع کنید و اطلاعات را ثبت کنید. فقط گوشبهزنگ باشید؛ لحظهای که احساس کردید که وقتتان بیشتر صرف «تایپکردن در اکسل» میشود تا «مذاکره با مشتری»، همان لحظهای است که باید به سراغ راهکار حرفهای مثل دایرکت بروید.